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【徐瑞廷專欄】一張投影片,要能5秒內看懂!撰寫簡報的SIP原則

每一張投影片,都是能否獲得客戶認同、下次再繼續合作的關鍵;謹慎撰寫投影片,將能建立客戶對你的信任,進而達到充分溝通的效果。

管理顧問經常有機會向企業客戶簡報,除了現場的口語表達之外,我們會從撰寫投影片(slide writing)和安排故事線(storylining)開始,就謹慎思考與規畫。其中,「撰寫投影片」指的是每一張投影片都能達到最佳化(optimization);「安排故事線」則是根據聽眾的特質,安排說故事的方法,也就是為一組投影片(deck)當中的每一張投影片,安排最適當的順序。如果一張投影片是一張撲克牌,故事線就是一副撲克牌,想好出牌的順序,才能致勝。

BCG要求每一張投影片都必須符合SIP原則:簡潔(simple)、富有洞察(insightful)與金字塔結構(pyramidal)。

S:單純簡潔、力求易懂
精簡,有助於聚焦在真正需要解決的問題上。BCG強調,一張投影片傳遞一則訊息(one slide, one message),不讓重點被過多訊息掩蓋掉。請注意,不是「一圖表,一訊息」(one chart, one message)因為一張投影片可能有多個圖表,整合起來呈現一則訊息。

如果圖表很多,最好能選擇和主要訊息容易聯想在一起的圖表,並且以直覺就能懂的形式繪製,避免過於花俏,本末倒置。我們內部有個說法,困惑(confusion)會帶來憤怒(anger)。如果客戶看了很久還是弄不懂,很可能會當場生氣,不可不慎。

通常,我在看同事們做的投影片時,會以「5秒鐘是否能看懂」(5 second rule)為檢驗標準,因為一張投影片要讓人5秒鐘就能看懂,務必要簡潔(concise)。前3秒鐘看主要訊息(即投影片標題),另外2秒鐘看下方的文字與圖表是否支持主要訊息。平常撰寫投影片時,可以請同事幫忙看個5秒,就把投影片關掉或遮起來,問對方,「你覺得這張投影片在說什麼?」如果對方答不上來,就表示你投影片沒做好。

由於投影片標題就是主要訊息,所以省略贅字,只要一行即可。在英文簡報中,我們通常會在標題省去be動詞,以company B losing share代替Company B is losing share(省略is),用字更為簡潔,對方依然看得懂。

I:提出客戶不知道、沒發現的觀點
投影片或圖表標題,不能只是描述(description),更要能提出洞察(insight),點出客戶(觀眾)不知道、且有針對性的觀察或主張(Insight=something client doesn’t know + specific to client)。說到底,洞察就是談對方不懂的,而不是告訴對方已經知道的事情。

舉例來說,「A公司過去一年以10%的速度成長」這樣的投影片或圖表標題,很容易就讓客戶產生「所以呢?」(so what?)的疑問,價值不高。反過來說,每一個標題都要有「so what?」才有價值。以上例而言,10%的成長到底是太快或太慢?對客戶的意義在哪裡?應該仔細吟味後,將啟示放入主標題。

P:符合邏輯、前呼後應
從單張投影片結構來看,上方是投影片標題,也就是論點(argument),下方是支持上方論點的事實(facts)或圖表。

以方向來看,由上往下可以解釋原因(why so?),由下往上可以導出結果(so what?)。每張投影片都必須避免矛盾,每一層都要支持上一層、下一張必須佐證上一張。事實或圖表如果無法支持標題或論點,就會出現矛盾。像是論點主張降價,所有支持的事實都必須呼應降價,絕對不能突然冒出支持漲價的證據。

做完每一張投影片之後,可以用以下的幾個問題,自我檢驗是否符合SIP原則:內容是否太複雜?圖表是否讓人難以了解?標題是否只有描述、沒有訊息?是否只羅列事實、沒有洞察?前後投影片的訊息是否重複?論點是否缺乏事實佐證或前後矛盾?邏輯是否薄弱?

如果你的簡報對象是時間寶貴的最高主管,你還需要另外撰寫只講重點的「結論投影片」(executive summary),通常放在簡報最前面,大約1~2頁即可,效果就像是「電梯測驗」(elevator test,利用搭乘電梯短短數十秒向關鍵人物報告)。


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