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一周計畫表這樣做才對:把人生第一要事, 排入每日行程

職場上經常可見工作認真、整天忙碌,但成果不彰的工作者。成功學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)在《與成功有約》一書中指出,最根本的原因出在「搞錯了方向」。就像從台北開車去高雄,為了趕時間只顧著埋頭趕路,卻將車開往宜蘭,最終只是事倍功半。

 

為協助工作者拾回心中的羅盤(目標),柯維以「重要性」與「急迫性」為軸線,畫出「時間管理矩陣」(參見【圖表】):「重要性」指的是真正有助於達成人生目標,讓生命更豐富、更有意義的事,多半都不是那麼迫在眉梢,例如長期規畫;「急迫性」則是指迫在眼前的急事,多半具有瑣碎、耗時等特質,例如,要在期限內完成的急事。

 

雖然「重要性」與「急迫性」都與時間有關,但柯維認為,只有「重要性」才能用來衡量時間與生命;反之,陷入急迫性偏執的工作者,則因為無法思索生命中真正重要的事情為何,只好以忙碌填補空虛(第Ⅰ、Ⅲ象限),或是選擇逃避浪費生命(第Ⅳ象限)。

 

「要事第一」是唯一的解藥。柯維強調,要想扭轉急迫性偏執的人生,便得自問:「什麼是最重要的事?」「人生意義何在?」「你希望成為什麼或完成什麼?」對這些問題有了清楚的答案後,人生的目標、抉擇與時間安排才能徹底改變。

 

為落實這個目標,柯維以「要事第一」為原則,設計「一周計畫表」,從整體角度思索一周的生活與工作,依據人在生活中所扮演的各種角色,擬訂當周最重要的事,並排入計畫表中,確保在每一天的行程中,優先做好人生最重要的事,排除不重要、急迫的事所造成的干擾。

 

如何擬訂一周計畫表?

柯維指出,規畫一周計畫表時可依循以下6步驟,落實優先處理「重要/不急迫」(第Ⅱ象限)的事。

 

1.與使命連結:

自問「生命中最重要的事是什麼」。列出你認為最重要的三、四件事、思考長期目標後,再寫下答案,做為個人信念或使命。

 

2.認清角色:

生活是工作與家庭各種角色的串連,只有清楚認識各角色間的關係,才能取得平衡。確認使命後,在周計畫表「角色」欄中寫下你所扮演的各種角色,例如父親、家長會會長、業務主任。

 

3.設定目標:

思索在這一周扮演每一種角色時,做哪件最重要的事(要事第一)能產生最大的效果?例如,扮演父親角色時,盡量安排時間與孩子相處,或是扮演業務主任時,以做好工作上的長期規畫為主,這些「重要/不急迫」的目標,才是最要緊的事。

 

4.做好周計畫:

將「重要/不急迫」的事先放進行事曆中,例如,安排時間與孩子相處,或是做好工作上的長期規畫,把最重要的事情擺在第一順位,以免一周的時間被緊急的事情填滿。

 

5.實踐誠信原則:

為實踐「急所當急」的原則,可透過每日省思一天的生活、安排事情先後順序,依據事情的重要性做最佳時間安排,而不是繞著急迫的事情團團轉。

 

6.評估:

等到一周結束,可自問完成了哪些目標?遭遇哪些挑戰?做過哪些決定?是否把「重要/不急迫」的事列為當務之急?花30分鐘檢討上述問題,學習不再犯相同的錯。

 

本文經授權轉載自《經理人月刊》原文請點此,未經授權禁止轉載。