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別再做出只有字、很多字的PPT了!講重點、圖像化,讓觀眾對你目不轉睛

「幾乎所有PowerPoint簡報都像臭掉了的雞蛋一樣,讓人難以下嚥。」行銷大師賽斯・高汀(Seth Godin)在《糟糕透頂的PowerPoint簡報》(暫譯,《Really Bad PowerPoint:and how to avoid it》)中指出,投影片是為了輔助觀眾接受你的觀點,幫助他們了解你的心情、感受和意見,如果只是做出一份詳列事實和圖表的檔案,那乾脆取消上台或會議,寫份報告送去就好。

你也曾經做出像「臭雞蛋」一樣的簡報嗎?更令人沮喪的是,這份「發臭」的簡報,很可能是你費了很大的心力,拚命地剪下、貼上「相關」資訊才完成的,結果卻讓人「難以下嚥」。

問題到底出在哪裡?你有些觀念要改,也有些原則要把握,就能改善問題。
首先,別再把投影片當成備忘稿或是補充資料大全。「投影片就是投影片,文件就是文件,如果你試著要把兩者結合,那會得到一個糟糕的結果,就是腳踏兩船,兩頭落空。」《簡報禪》作者賈爾.雷諾茲(Garr Reynolds)將這種「資料爆炸」的投影片命名為「投影件」(slideument),當你選擇在投影片中填滿一行又一行的文字,只會讓觀眾迷失在「字海」裡,聽不進你想說的話。

其次,謹記每一個簡報大師都會提到的關鍵字詞:「少即是多」「只放重點」「以圖像取代文字」。這麼做的目的,某種程度上也是為了避免「字海氾濫成災」。畢竟投影片不是文件,文件是讓人自行閱讀的,投影片則是要經由講者口述,帶領觀眾理解內容,用途不同,內容的詳盡程度自然也不同。

最後,技巧再炫、特效再怎麼吸睛的簡報檔案,如果沒有達到「傳遞訊息」的效果,也是枉然。所以,好的簡報檔理應「內容先行」,再透過版面設計或聲光效果,設法加強「內容可讀性」,讓觀眾容易吸收和理解。

簡報是動詞,指上台表述你的想法;簡報也是名詞,指承載想法的輔助工具:投影片,大多數時候我們都稱它PowerPoint或ppt。不管是「開口簡報」或「動手製作簡報檔案」,兩件事都不簡單,都需要大量的練習。

或許你更常因為要上台簡報而緊張焦慮,覺得簡報檔案「醜一點」沒關係,畢竟自己又不是什麼美術視覺專家,而且還可以動口補充說明。不過,你一定也羨慕過「好看的投影片」,更曾感受過資訊龐雜或語焉不詳的投影片所引發的不耐。當投影片幾乎已經是簡報的基本配件,即使你做不出令人驚艷的投影片,為你的簡報「加分」,至少也應該做到不讓投影片為你的簡報「扣分」,給人粗製濫造或應付了事的感覺。

這一次,我們試著從「工欲善其事,必先利其器」的角度出發,學習製作簡報檔案的技巧,目的不是「視覺效果」,而是「有效溝通」,讓你在台上做簡報時,表現得更出色、更吸引聽眾目光。

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