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工作總是遇到難題?別擔心!8 大思考利器,幫你解決職場大小事


工作上,每次一遇到新問題、沒有處理過的狀況時,你會不會因為不知道該如何著手,焦慮到無法思考,只能求助於他人?

生活中,每次與人發生意見不合時,你是不是經常腦袋一片糨糊、講到一半就斷線?或是不停繞圈子、鬼打牆,就是提不出任何服人的觀點?


其實,那些很快就能形成個人觀點、精準剖析問題和有效做出決定的人,並不是因為他們「特別聰明」,而是他們「懂得思考的方法」。當你還在手足無措、天馬行空時,他們往往已經按照腦海裡的內建、預設的架構,迅速就將問題抽絲剝繭與分門別類,進而提出好的點子或對策。

以下整理出 8 個常用又好用的思考工具,讓你下次一碰到問題,也能想得快、想得好。

1. 問題發現卡:集思廣益,找出關鍵問題點
部門第一季業績不甚理想,主管要你提出檢討報告。與其自己埋頭苦思、理不出頭緒,不妨試試豐田(Toyota)汽車推行已久的「問題發現卡」。

具體的做法是,邀集部門全體同仁集思廣益,請每一個人各自從不同的角度,盡可能挖掘出最多的可能性和面向,然後將所有想得到的煩惱或困擾統統列出來,包括客訴過多、加班太頻繁、資訊傳遞不確實等等。

如果一群人湊在一起,還是不知道從何著手,建議可以套用製造業常用的「4M 觀點」:人(Man,人手夠嗎?訓練到位嗎?)、機器(Machine,APP或官網運作有無異常?)、材料(Material,蒐集到的客戶資訊是否可靠?)、方法(Method,有沒有其他更有效率的推銷做法?)

一旦找出所有可能影響業績的因素,就可以請全體成員以表決的方式,選出大多數人都認為最該優先處理的關鍵問題。

2. MECE 分析法:梳理邏輯,快速形成對策
早上接到課長丟來的一大疊資料,要你製作一份「提升營業額」簡報。你連續讀了好幾個小時,簡直要被茫茫字海給淹沒了,內心暗暗叫苦:連讀懂資料都有問題了,何況提出解決方案!

曾任職於麥肯錫管理顧問公司(McKinsey & Company)的芭芭拉‧明托(Barbara Minto),提出了一個便於整理外在資訊及內在思緒的思考技術:MECE(Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive;彼此獨立,互無遺漏),意思是在整理與問題相關的資料時,分類後的資訊必須「彼此獨立」,不能有哪一項資訊可以同時隸屬於不同的類別;「互無遺漏」則是指所有的分類項目,必須能夠完整地、窮盡地涵蓋問題的所有面向。

以前述「提升營業額」簡報為例,你可以先劃分出「增加盈利」和「降低成本」這兩個互不重複、全無遺漏的項目;再針對這兩個項目,分頭往下延伸可行的方案。像是「降低成本」,又可以再分類為行政部門、業務部門、行銷部門、財務部門等幾個次項目,由此層層往下拆解。

使用 MECE 分析法時,分類的「切入點」並沒有標準答案,部門別、時間、流程都可以,目的是要思考者盡可能透過各種角度去拆解同一個主題,有助於刺激自己的想像力與分析能力。

3. 分支圖:釐清因果關係,找出「為什麼?」

一想到下午又輪到自己做會議紀錄,你的心情突然變得很差,因為主管老是嫌棄紀錄不夠周延。原本以為是自己沒有立刻在會後整理內容,有些細節遺忘或疏漏了,於是你還特地留下來加班趕工,沒想到交出去之後,還是被念不夠好,實在不知道是哪個環節出了問題。

以色列企管大師艾利‧高德拉特(Eliyahu M. Goldratt)提出一個用來思考「為什麼」的分支圖,其中包含 3 個要素:「方框」,填入現象,標明原因或結果;「箭頭」,表示原因和結果的邏輯關係;「香蕉」,用來表示合併一個以上的現象時,便會產生下一個現象。

分支圖有一套獨特的念法,要由下往上:念出「方框 A」之前,要先加上「假如」;「香蕉」讀作「且」;連結用的「箭頭」念作「則」;最後念出箭頭終端的「方框 C」,完整的句子就是「假如 A 且假如 B 則 C」。

檢驗邏輯時,可以念念看分支圖,確認邏輯是否成立。以上述問題為例,你可能嘴巴一念出「假如會後沒有立刻整理內容,會議紀錄就做不好」,覺得邏輯怪怪的,因而進一步思索「為什麼沒有立刻整理,紀錄就做不好」,才發現是自己「做筆記的技巧不好,寫的不夠清楚」。因此,想解決問題,你必須從兩方面著手,一個是「會後立即整理」,同時還要「改善記錄技巧」。

4. SWOT 分析:善用優勢,弭平劣勢與威脅
任職於 IT 產業的你,前幾天提交一份開拓新業務的計畫後,被主管狠狠打槍,「光是了解我們自己根本不夠,你還要分析其他公司及市場狀況啊!」

當問題同時涉及內部和外在的環境因素時,SWOT 分析是最好用的工具。這 4 個英文字分別代表:優勢(Strength)、劣勢(Weakness)、機會(Opportunity)、威脅(Threat),依序探討:相較於同業,自家公司「優勢、劣勢」是什麼;對自家公司來說,會帶來機會或構成威脅的市場或環境變化又有哪些,藉此思考如何發揮優勢,以及因應威脅。

假設你公司的 SWOT 分別是「和同業相比,擁有最多的海外據點」「客戶太集中在金融與製造業」「IT設備投資增加,連帶擴大了市場」「國外其他同業也進軍國內市場」。你就可以進一步思考,如何善用優勢(海外據點多)、彌補缺點(客戶太過集中)或化解威脅(競爭激烈),從而得出因應策略,像是請國外業務積極爭取訂單,或籌組通路部隊開拓新業務。

(全文未完,完整內容請點此。本文經授權轉載自《經理人月刊》,未經授權禁止轉載。)

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