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搞定這3個Excel必備觀念,製表、繪圖難不倒你


幾乎所有企業和職位都需要用到Excel,學會正確地使用它,工作效率可以倍數來計算!」企業內部訓練講師、Microsoft MVP微軟全球最有價值專家王作桓,一句話說明了學Excel的好處。

在超過20年幫企業做電腦培訓的經驗裡,他發現,許多人只知道個別公式和功能的用法,不懂得整合運用,或是根本沒搞懂過Excel運作的邏輯,所以才總是選錯工具和方法,導致事倍功半。其實,「只要觀念正確,很多報表是幾分鐘就能做好的。」

如果你常常用到Excel,卻抱怨它很複雜、難操作、浪費時間,可能得回頭想想,究竟是Excel的錯,還是你的觀念出錯了!以下是王作桓每次講課時,一定會提到3個必備觀念:

必備觀念1:分析資料一定要是資料庫格式
這是造成Excel分析資料缺乏效率、卻又最常被忽略的關鍵原因。資料庫格式是指:在Excel輸入資料時,必須將第一列設為資料內容的標題,每筆資料再由上往下、一列列輸入,中間不可以預留空白列或空白欄,最好也不要使用函數;而且單一工作表中,只能有一份資料表。假如是「員工打卡紀錄表」,就不能在表格之外的欄位,再建置「本月遲到員工」等其他表格。

王作桓解釋,Excel本來就是用來處理資料庫的軟體,任何原始資料都應該以資料庫的格式留存。即使主管請你製作一份客製化的報表,也不要一開始就照著公司給的格式輸入資料,而應該運用之前的資料庫整合分析,否則Excel很容易誤判資料範圍,導致後續使用分析工具時出現錯誤訊息,又必須回頭檢查和修改,非常耗時。

必備觀念2:以內建工具為優先,處理不了才用函數
很多Excel使用者都有這樣的偏見:以為會用函數的人就是高手。對王作桓來說,懂得用內建工具的人,才是真正的效率達人,因為「有些軟體本身的功能就能解決的問題,幹嘛費心力輸入落落長的公式?」像是排序、篩選、小計,都是很容易上手,又可以快速分類整理資料,得出你想要訊息的實用工具。

要說有哪個內建工具非學不可,「絕對是樞紐分析!」只要原始資料是資料庫格式,就算是新手,都能在30秒內產出想要的報表。至於精熟樞紐的人,大概只要10秒,就能輕鬆分析和比較資料內容。就王作桓的觀察,樞紐分析已足以應付85%以上的報表問題,實用性比函數高、學起來也容易,「只有樞紐分析做不出來的報表,才應該考慮函數。」

如果使用函數的能力已經很強了,更進階的就是要自己撰寫程式語言的VBA(Visual Basic for Applications),它的功能也很強大,能讓Excel自動處理繁瑣的步驟,但是大多數人其實用不到,除非你真的很有興趣,否則不需要額外花時間學習。

必備觀念3: 公式設定一次就好,無須每一格都改

想要提升效率,在使用函數時就要追求「設定一個公式,Excel就幫忙複製到其他需要的儲存格,無需手動修改公式內容」。Excel在複製貼上公式時,本來就會自動調整計算的資料範圍,比方說,在第二列資料的末端使用加總函數(計算第二列資料的總和),再把函數複製到「第三列」後,公式會改為計算「第三列」總和。

但有時候,公式複製貼上後卻算不出想要的結果,主因是輸入公式時儲存格的「位址」設定有誤,因此想追求做報表的效率,一定要搞懂「位址」的用法。

要從「會用Excel」進階成為「使用Excel節省工時」的高效工作者,先以這3個觀念做基礎,再深入學習Excel實際操作的用法,就能真正靈活運用,讓Excel變成製作報表和分析資料的重要幫手。

●王作桓
台灣微軟Microsoft Office內部訓練暨支援大型客戶訓練資深講師、Microsoft MVP微軟全球最有價值專家。20年企業電腦課程規畫和訓練,曾在鴻海、華碩、友訊、中鋼等數十大企業授課,教授的學員人數超過2萬5000人。

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