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熟記句型、複製貼上,三行寫好英文e-mail

每天上班,一坐到辦公桌前的第一件事是什麼?許多人的回答都是:打開電腦,點開e-mail,收信、回信。

面對e-mail這個職場上最普遍使用的溝通工具,絕大多數人都用得順手順暢,因為要寫出一封中文e-mail,文筆好壞見仁見智,要達意並不難。

如果突然要你寫一封英文e-mail呢?你可能會發現自己立即陷入這樣的窘境:光是查詢這個字、那個詞、這句話的英文要怎麼說,就讓你抓破頭、耗去了大半天的時間;寫完後,也不太確定自己寫的對不對,懷疑真的可以寄出去了嗎?

無論是中文、英文e-mail,目的都在於清楚溝通訊息,為什麼換個語言,難度就立刻增加十倍、百倍?或許你直覺就會歸咎於自己「英文不好」,但是在你打算惡補文法、狂背單字之前,不妨先試試一個快速有效的方法,解決這個難題:參考範本,複製貼上。

首先,你或許已經有一點英文e-mail的基礎了,因為開頭稱Dear或結尾語用Best Regards,你可能早就這樣用了。日本商務英語教學公司integral element總經理井上由美子表示,英文e-mail的開頭和結尾部分,某種程度上都已經是慣用的句型了,只要把這些句型記熟,寫出來的信就不會太離譜。

其次,e-mail強調的是「溝通」,而非「文法的正確性」,所以主旨和內容力求簡潔易懂就好。一般常說,英文e-mail的寫作原則可以濃縮成4個英文字:K.I.S.S.(Keep it short and simple),就是簡單簡短之意。

簡短的標準是什麼?日本《Associé》雜誌2014年4月號以「絕對派得上用場的英文」為題,訪問了常寫英文e-mail的經理人。一是在英特爾(Intel)工作的平井友和。他在海外工作長達10年,常和各種國籍的同事、客戶e-mail往返,培養出一套獨門的e-mail寫作技巧:如果想要對方讀信,最好的方法就是把一封信拆成好幾封,「短到一封信只講一件事。」

平井與許多外籍工程師合作,他觀察,許多人常把冗長信件留到一天的最後才讀,很短的信才會馬上讀。甚至有些人只讀最前面兩、三行,後面太長就不讀了。專門協助海外企業在日本行銷的森內創則表示,英文e-mail的重點,就是明確傳達內容。他把e-mail劃分為3類:詢問(ask)、請託(request)和提案(proposal),e-mail的主旨也以此開頭,讓收信者知道這封信的目的,和需要收信者做出什麼行動。

雖然開頭和結尾不難,中間也不需要長篇大論,但是我們在寫英文e-mail時,仍不時感覺「卡卡的」、不確定這樣說是否正確、難以拿捏輕鬆與正式的口吻。因此,寫英文e-mail,就算是簡單的內容,也要花上一番功夫構思。

調查公司Radicati的研究預估,2015年,每人每天平均將收發125封e-mail。如果你能快速掌握英文e-mail的寫作原則與常用結構,回覆英文e-mail更有效率,試想能省下多少時間?

接下來將列舉出職場上最常見13個英文e-mail情境,包括人事異動、報價詢價、詢問出貨進度、向客戶請款等,提供實用的商務文書開頭和結尾語,加上簡潔達意的正文與通用的替換句型,讓你面對各種情境,都能三行寫好英文e-mail。

1.簡潔扼要:
避免長篇大論,明確表達寫信主旨。不需要每次開頭都先問候對方,只有在第一次寫信的時候才需要自我介紹,以後則注意禮貌即可。剛開始,用字可以比較正式,以感謝對方開頭(Thank you for your interest in our product.感謝您對我們的商品感興趣),恭敬的語氣結尾(Please don\'t hesitate to contact us.請不吝與我們聯繫),之後再配合對方的用字遣詞,調整自己的語調。

2.署名附上聯絡資訊:
簡單為上,只要附上自己的姓名、公司名稱(單位或部門)及電話就夠了。

3.收件人稱謂可正式、可輕鬆:
如果是客戶寫信給服務或商品窗口,可用輕鬆的稱謂(Hi Joanne);如果是寫信給客戶,就要稍微正式一些,改以Dear等用語開頭。一般書信往來不必在收信人前面附上Mr.(先生)或Ms.(小姐)等稱謂。

4.標題明確:
避免主旨語焉不詳,比如your order或information,都很容易被當作垃圾郵件。最好在標題中提及自家公司和寄信目的,讓收件人看到標題,就猜得到內容。

5.條列複雜說明:
同時提出好幾個問題,或說明採購項目時,可用條列分項說明。若對方以條列方式來信,也要以條列方式回信。

6.考量收信者的時區:
設定寄信時間,最好選在收件人上班時間的中午前寄到,提高對方在當天下午回信的機率。管理階層常有下班回家後繼續工作的習慣,有急事的時候,晚上9點到11點也是寄信的好時機。

7.寄出前再檢查一次:
寄出之前,請再檢查一次內容,包括有沒有哪裡寫錯、拼字拼錯、主旨與收件人都寫對了嗎?因為對方可能會以你的文筆,來判斷你的聰明才智。特別是與國外廠商業務往來時,對方通常只能藉由電話和e-mail來判斷你,絕不能敷衍了事。

8.說明附檔內容:
為避免收件人把你的e-mail誤認為帶有電腦病毒的信件,若有附檔,務必說明附檔內容。如果分好幾封信寄出時,可在第一封信先說明你將會寄出附有檔案的信件。

資料來源:《全世界都在用的英文書信分類大全》,懶鬼子英日語出版;《英文E-mail拿來就用》,國際學村出版;《Associé》2014年4月號
(更多精彩內容請見2014年12月號《經理人月刊》「英文e-mail 三行搞定」,全國7-11、誠品等各大書店熱賣中。尊重智慧財產權,如需轉載請註明資料來源:《經理人月刊》第121期 http://www.managertoday.com.tw)
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