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用聽眾能理解的話,傳遞你要說的事


打開PowerPoint,只做了首頁就沒有靈感了?
在簡報時,突然腦筋一片空白?
每次輪到你報告,台下的聽眾很容易就開始聊天、分心?
製作簡報檔案時,總是花掉很多時間,卻還是亂七八糟?

下個禮拜,你得面對上百名客戶做場簡報,主軸是今年度公司的營運狀況和未來展望,你打開電腦的PowerPoint,瞪著螢幕發呆,發現自己不知如何開始。

確認目的及聽眾特性,找出中心主軸與溝通語言

工作者難免會遇見得上台簡報的時候,很多人常常為此緊張到睡不好。其實,要做一場「比你想像中還好」的簡報,並沒有那麼難。

製作簡報的第一步,得先想想,「你想達成什麼樣的目的?」是想募資?拿下專案?還是改變聽眾想法?POWER FOR POINT共同創辦人林大班表示,先確認簡報目標、找出中心主軸,才有篩選簡報材料的標準。

在擔任STUDIO A大中華區招聘及培訓總監時,林大班曾主導過一場由STUDIO A董事長郭台強對蘋果(Apple)執行長提姆.庫克(Tim Cook)簡報的專案。「那場簡報最重要的是我們在裡面『預藏了一個想法』,想促使庫克順勢答應。」結果郭台強簡報過後,庫克一個點頭,就為公司省下一年6000萬的成本。

確認了簡報目的之後,接著要摸清楚聽眾的底細,找出最好的溝通方法。

除了年齡之外,聽眾資訊還包括學經歷背景,甚至是國籍也要考量在內。有一次,林大班到STUDIO A南京分區做教育訓練,當時他剛結束日本行,因此在課堂上就以日本的服務文化當例子,沒想到台下竟毫無反應,甚至表情冷淡。事後,當地的接待同仁才委婉告知,在南京盡量少以「日本」為例,因為1937年發生的南京大屠殺,對於中壯年的工作者來說,可能正是他們父執輩的沉痛記憶。

先在紙上寫下想法,再「套用模組」製作簡報

一提到簡報二字,很多人都會急著打開電腦裡的PowerPoint,急著把簡報畫面塞滿。林大班提醒,請先用人腦,再使用電腦。

「打開電腦就會迷失在設計動畫、找圖片等次要事件裡。」最好的方法是先拿張紙,寫下腦中的想法,包括要透露的訊息、舉的例子,希望獲得的效果等等,再進行分類排序。

累積多年經驗,林大班歸納出簡報需求不外乎:提案、報告、演講跟教育訓練。為求教學與製作簡報流程簡便,他早已整理出4套模組,碰到不同的需求或場合,只要先在紙上整理完自己的想法,再選定一個模組,加入個人經驗、舉例或實證,一份簡報就迅速成形。

提案式PWH:用切身問題引起共鳴,引導出解法

製作提案簡報時,由於對象多半是投資者或主管,重點在於引起他們的共鳴或好奇,再解釋這個提案「為什麼非你不可」,最後好酒沉甕底,提出成交誘因,讓聽眾的好奇心在一次被滿足。

簡單的做法是,先拋出一個切身相關的情境。以環境汙染為例,大部分人都會直接聯想到「北極熊滅亡」的照片,但林大班說這種切題法對聽眾來說太遙遠了,如果你有做好聽眾的背景分析,發現台下的聽眾多半都是雲林人,那就可以以六輕為例,拉近距離產生共鳴。

提案創意大部分都有可能很類似,差別在於執行者的優勢,在此階段除了強調學經歷之外,更應該強調你的殊異性、為什麼非你不可?你打算怎麼做?林大班表示,前兩部分都可以感性表現,但怎麼做就得講得清楚明白,讓聽眾一聽就懂。

報告式DIG:藉由解讀資料帶出重要訊息、提出解決方案

當報告對象多是主管時,最適用這個模組。除了簡述目前掌握的資訊,以及從資料分析出所獲得的訊息之外,最重要的是提出解決方案。林大班強調,在簡報中分享資訊無法為企業加值,懂得解讀、分析資訊,並且提出解法的簡報者,才是技高一籌。

演講式PPM:用動人故事貫穿全場

演講的主軸多半簡單,但必須要有一個令人印象深刻、打動人心的故事做為背景,帶領聽眾身歷其境。林大班笑稱,其實最好的範本就是好萊塢電影《復仇者聯盟》系列,英雄多半強悍登場、故事中段則陷入人生最大的危機,險而無法翻身,最後仰賴意志力、智慧或無私精神創造奇蹟,三階段高潮迭起,其實就是演講最好的範本模組。

訓練式MTH:引起學習動機、改變眾人行為

這類簡報的核心要素在於引起聽眾的學習動機,所以在開場時就講明獎賞制度,就會是不錯的做法,像是發言者、主動學習者、定時繳交作業者考績加乘。訓練多半是希望學員能夠在課程結束後改變做法,因此要給予誘因,讓他們對於改變抱持正面態度,進而影響其他學員。

簡報完不是真正結束,下了台,立即重講一次

如果想在簡報過程中設計互動橋段,要在事前就觀察聽眾人格。以常見的DISC人格類型(D為支配型、I為影響型、S為穩定型、C為服從型)為例,需要帶動氣氛就找C型人格、需要回答問題則找S型。「千萬別找錯人,讓自己在台上碰一鼻子灰,精心營造的簡報氣氛也因此減半。」

最後,大部分人在簡報前都會練習預講幾次,但事實上,簡報之後的「再練習」也很重要。多做這一步,才可以將「剛剛應該這樣說才會更精采」的懊悔與學習,轉化為新的簡報技巧。因此,下台後,讓自己再快速地短講一次,不但能訓練自己的口條,也可以為下次的簡報做好萬全準備。

●林大班
POWER FOR POINT共同創辦人。研究簡報技術超過18年,為百度、騰訊、可口可樂等知名企業的簡報講師。曾任STUDIO A 大中華區招聘及培訓總監,負責兩岸三地的人才招募與培訓業務。
(本文經授權轉載自《經理人月刊》,未經授權禁止轉載。)

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