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腦內「斷、捨、離」,鍛鍊簡化、專注的力量

老闆剛剛交代了一個任務,你的頭腦立刻運轉起來:「該怎麼做?」「該找誰做?」「該做到什麼程度?」只不過,你是愈想愈清楚了,還是愈想愈不知該從何下手?

以流程簡化見長的《拆解與簡化》作者永田豐志認為,「一般人總把問題想複雜,因此寸步難行。菁英懂得拆解難題,把問題簡化、聚焦,因此成就非凡。」

1.不做什麼,比做什麼更重要
研究顯示,大腦的處理能力雖然很強,卻無法像電腦一樣多工(multi-tasking),同一個時間只能處理一件事,一心多用不僅無法提高產能,反而會因為無法專注在一件事情上而一事無成。

因此,遇到複雜的任務,首先要在腦內進行「斷、捨、離」,也就是把事物進行拆解,找出不重要的部分、多餘的步驟等,接著再毫不留情地加以捨棄,才會真正達到簡化的效果。

永田強調,專注其實正是一種捨棄:捨棄其他所有的東西,而非專注在每一件事情上,才能全心投入眼前的事。如果你本來就是容易分心的人,那更需要從繁雜的工作中,選出重點事項,放棄其他雜事,讓自己的心思聚焦在一件事上。

2.聚精會神,別被你自己打斷 鎖定了要全心投入的任務之後,接下來的重點在於持續性。永田認為,剛開始專注的時間即使很短也無妨,只要有15分鐘就算合格。當然,如果能夠打造出不容易被打擾的環境,會讓你更專心地面對工作。

此外也可以參考「番茄鐘工作法」(The Pomodoro Technique),提倡者弗朗西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)認為,一個人的工作單位是25分鐘,建議可以先設定鬧鐘提醒,讓自己能全心投入工作,不會因為過度在意時限而無法聚焦。

3.組織的專注,營造不分心的工作環境 專注才得以卓越,這一點同樣適用於團隊與企業中。有凝聚力的團隊,每個人都能全心投入自己負責的工作中,並專注於組織共同目標,才能拚出佳績。

然而,團隊中每個人的專注能力不同,主管有責任為團隊建立一個不會分心的環境。例如,頻繁而冗長的會議可能是扼殺工作專注力的兇手,不妨重新調查開會主題,是否只是為了例行公事才不停開會,接著把心神集中在少數幾場會議上,一鼓作氣完成所有討論。

永田總結,把遠大的目標拆解成數個小計畫,並隨時檢視其中的程序,多餘的就毫不猶豫地捨棄。透過這樣簡化的過程,將所有資源(時間、金錢、人力…)聚焦到最重要的事情上,全神貫注地執行,自然效果加倍。(本文取材自《拆解與簡化》,大是文化。整理 / 吳硯文)

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