樂淘金

時事論壇、經營管理、投資理財

讓你事半功倍的「超人」工作術!兩大原則,開啟忙而不亂的職場生活


一名全球頂尖外科醫生、大學教授與世界衛生組織委員,除了要面對病人複雜的病情外,還一邊定期在國際期刊上發表論文,一邊負責送醫療愛心器材到低開發國家的非營利組織。除此之外,還要照顧老婆以及 3 個小孩,同時寫了 3 本暢銷書,經常一派輕鬆地出現在電視節目上受訪。

這是身兼著名外科醫師、哈佛醫學院外科教授、暢銷書作家、非營利組織領導人阿圖‧葛文德(Atul Gawande)工作與生活的真實寫照。看完他充實的人生,也許你忍不住感嘆,為什麼有些人可以從容地身兼多職,成就許多事情?反觀自己,整日忙得焦頭爛額,成果不如預期,生活也一團混亂。

為探究影響人們生產力高低的背後原因,《紐約時報》(The New York Times)記者、暢銷書《為什麼我們這樣生活,那樣工作?》作者查爾斯‧杜希格(Charles Duhigg),走訪了企業執行長、百老匯作曲家、將軍等成功人士,藉由他們的親身經歷,從中找出提高生產力的祕訣。

杜希格研究發現,高生產力絕不是愈血汗、愈努力工作,就能夠做完更多的事,就像在電腦桌前比別人多待好幾個小時,並不保證一定會帶來更高的產值。相反的,具有高生產力的人通常都是善用體力、腦力與時間,用最少的付出,獲得最有意義的報酬,讓自己不用很痛苦、壓力很大,就能把事情做完,而且不必犧牲自己所愛的人事物。

這種乍看聰明人才做得到的事,杜希格將它們歸納成 8 大因素:動機、團隊、專注、目標、管理他人、決策、創新與吸收資訊,其中又以動機與目標最為關鍵,並用於自己寫作新書的計畫上。

人一旦擁有掌控權,就會比較想做事
動機是提高生產力的頭號因素,想要做一件事情,就必須對那一件事情產生掌控的感覺,才會有強烈動機去完成它。

杜希格以親身經驗為例,既要忙《紐約時報》記者的工作、寫書,還想努力當個好爸爸、好先生。結束工作回家後,還要整理新書章節草稿、陪孩子上床睡覺、洗碗、以及處理眼前一堆等待他回覆的 e-mail。此時任何的激勵,對於精疲力盡的他來說,根本起不了任何作用。

直到某天,他靈機一動,想起美國海軍陸戰隊為了訓練新兵自主思考的習慣,一改過去由專人從旁指導的方式,由他們自行決定該如何度過難關,讓新兵將眼前苦差事化為自己的選擇,藉以鼓舞他們勇敢踏出第一步、奪回主控權。這個方式意外激起新兵解決問題的強烈動機,也說明了當人們覺得掌控權在自己手上時,就會比較想做事。

於是杜希格決定,用最快的速度在每一封邀請他參加會議的來信上,不假思索地寫下「我可以參加,但 20 分鐘後就得離開」,再寫出完整的回信內容,不到 35 分鐘內就清空所有收件匣。

換句話說,杜希格在回覆每一封信時,都在不斷地提醒自己「眼前的選項由我來選擇」。例如,一旦在螢幕上寫下第一個句子後,要寫出完整的回信就簡單許多(踏出第一步)。更重要的是,如果每一個回覆的句子都讓人覺得掌控權在自己手上,就會比較有動力去完成這件事。

除了擁有掌控權可強化做事的動機外,透過強迫自己解釋究竟為什麼要做這件事,也可以提醒自己眼前的瑣事,只是為了更長遠的目標。就像杜希格的目標是寫新書,快速回覆 e-mail 這件苦差事,是為了騰出更多時間寫書,如此一來,便有更強烈的動機去做這件事。

設定大目標、擬定計畫,有助於提升生產力
但光找出完成事情的動機,並不足以提高生產力,還必須有其他條件配合,像是「設定目標」就是其中一個。

杜希格提到,由於寫書的目標千頭萬緒,若沒有設定目標的話,很容易陷入不知如何著手的窘境。於是他將寫書的目標分成兩種:

1. 登月目標:
將內心渴望完成的長期目標寫下來。例如,杜希格將新書的某一個章節,鎖定以飛航故事為目標,並期望將來能夠完成;

2. SMART 目標:
實現登月目標的具體計畫,也就是詳細列出待辦事項清單。例如,確認登月目標後,接下來便可據此開始搜尋相關論文,找出飛航專家(specific,明確);每天早上打電話給 4 位專家,直到找出正確的故事(measurable,可衡量);排開早上所有事務,9 ~ 11 點都不要開信箱(achievable,可實現);周一花 1 小時搜尋飛航專家,列出要打給哪些人,10 點 15 分打 4 通電話給專家,談完後詢問每一位專家還能找誰(realistic,實際);一天打 4 通電話,到周四已打了 16 通電話,周四如果還找不到完美故事,再擬訂新計畫(time-related,時間線)。

設定登月目標的好處是,時時提醒自己大目標所在,避免分心;SMART 目標則可讓自己知道接下來該做哪些事,比較不容易被其他事情所干擾,有助於提升生產力。

「一個人的生產力會高,是因為他們強迫自己做出其他人懶得去想的選擇,」杜希格強調,人們選擇如何看待自己、如何設定工作與生活,將決定是否具有生產力。

(本文經授權轉載自《經理人月刊》,未經授權禁止轉載。)

延伸閱讀 /
1. 專心工作才能火力全開!成功CEO的高效率法則,4個技巧幫助你準時下班
2. 成功者的6個高效工作術,明天開始讓自己準時下班!