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隨時保持「在狀況內」就好,你不必什麼訊息都回覆

辦公室的同事哀怨地說:「主管沒進辦公室,LINE給主管請教公事,全都已讀不回。」眼見工作進度落後,主管卻相應不理,同事只能感嘆「真心換絕情」。 通訊軟體的盛行,出現許多原本我們沒有遇到的溝通情境。有人重度使用、也有人刻意保持距離。

韓商連加(LINE)台灣分公司副總經理陶韻智指出,通訊軟體的問世,不只代表了資訊隨時更新和即時參與,也促使我們必須面臨嶄新的溝通工具與應用情境。

不要把舊觀念,套到新通訊工具上 「用戶和競爭對手都在改變,因此,很多事情『等一下』就沒用了,因為早就來不及了。」身處瞬息萬變的通訊軟體業界,速度是決勝關鍵。對陶韻智來說,即時參與和隨時保持「在狀況內」,是掌握使用者行為與競爭態勢的關鍵。

不過,這種互動方式也很容易被解讀為「工作滲透生活」「私人時間受到打擾」,甚至是造成分心的罪魁禍首。對此,陶韻智建議,還不熟悉即時通訊這類嶄新溝通工具的使用者,最好能先拋掉先入為主的印象,以新的角度理解和學習新世代的溝通工具和技巧。

工具是中性的,就看如何使用,會帶給人不同的感受。像是用戶可以透過群組,一次將訊息傳遞給所有需要知道的人,有助於做好時間管理,讓人可以把時間留給更重要的事情。

把事情做好,比「已讀不回」更重要 同理,即時通訊的主權,其實是掌握在「收訊者」手中,人們可以決定自己要不要受到干擾。「收訊者可以選擇自己要不要(馬上)看?看了要不要(馬上)回?而不是發訊者說了,我就必須馬上聽到。」陶韻智提醒,既然是雙向溝通,內容就需要仔細琢磨,不只是「透過訊息,我要對你講什麼」,而是「我這則訊息我要怎麼寫,才能吸引你來看」。

雖然即時通訊的主權掌握在「收訊者」這一方,但是萬一老是被詢問怎麼「已讀不回」、甚至「沒讀沒回」呢?
「我都會直接跟對方說,有急事可以打給我,或是到我的座位上找我,我都在。」陶韻智認為,過於在意「已讀不回」的人,通常是沒有感受到通訊軟體帶來的正向幫助。

「未讀或未回,和未接來電的道理是一樣的,這是人與人之間相處的問題,並不是工作本身的問題。」送出訊息並不等於把事情做好(GTD,getting things done),重點是「有沒有完成事情」。

陶韻智表示,組織的氛圍也會決定通訊軟體的使用方式。如果組織沒有訂定相關獎懲機制,就不需要有焦慮感,「像我就有過5天沒讀主管的訊息,主管也沒有對我『怎麼樣』。同樣地,就算我的同事5天後才回覆我的訊息,我也不會質問對方。」關鍵在於訊息傳遞了沒、問題被解決了沒,「已讀回不回」,並不是重點。

開會、溝通、協調是本分,不該視為被打擾 以前,工作者追求生活與工作的平衡(work and life balance),下班後就能清楚劃開工作與生活的界限。如今,隨著資通訊科技的快速發展,生活與工作愈趨於「整合」,人們其實很難一刀兩斷切開生活與工作。

不過,無時無刻都在工作,和隨時隨地都可以工作,似乎還是有些本質上的差異。對陶韻智來說,「透過LINE,等於我隨時隨地都在開會,然後把要實地坐在會議室裡的時間,運用在更重要的事情上。」新的工具,需要新的理解,發掘它的正向幫助。「身為經理人,心態上必須調整,了解開會、溝通、協調都是『本分』。部屬透過LINE提供最新狀況給主管,是讓主管保持在狀況內,不應該當成受人打擾。」

陶韻智直言,他不喜歡以「打擾」形容訊息的溝通,因為「習慣這樣的溝通方式,,你才能保持最新訊息有被update到,隨時保持『在狀況內』,才有競爭力。」

陶韻智 台大環境工程學研究所碩士、物理學系學士。2013年1月起,出任韓商連加(LINE)台灣分公司副總經理。

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