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5步驟精通企畫力!讓有限資源發揮最大效益,準時交出好成果

講到「企畫」,你會想到什麼?
一疊疊企畫書、公司的企畫人員,還是跟你八竿子打不著的兩個字?
日本企畫大師高橋憲行認為,「有問題的地方就有企畫」,企畫其實就是「解決問題的方法」。
PChome網路家庭董事長詹宏志在《企劃案》書中,形容企畫人「幾乎都是面對一個任務(一種具體的或長或短或多元的目標),同時也面臨一種資源處境。他的工作就是從資源處境(通常是匱乏的)找到達成任務的途徑。」

綜合上述對企畫的定義:在有限的資源中解決問題、達成任務,指的其實就是你手邊正在處理的「銷售達標計畫」「提升EDM開啟率」「籌備法人說明會」「提高研習效果」「直營通路拓展案」等課題,也是業務部門到人事部門、職場新鮮人到CEO天天都在做的事。

先搞清問題,再埋頭寫企畫書 那麼,「企畫」究竟該如何下手呢? 《企劃+》指出,大部分的人認為企畫就是撰寫企畫書,因此從接到指令的那一刻起,就開始過著閉門造車的生活。
其實,將內容付諸文字只是企畫流程中的一小部分。從開始構思,到企畫書成形,共包括5個步驟,每個階段都很重要、各有功能。

1.界定問題:物理學家阿爾伯特.愛因斯坦(Albert Einstein)曾說,「精確地陳述問題,遠比解決問題重要得多。」管理大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)在從事顧問工作時,也會先替客戶「界定問題」,而非直接「解決問題」。而問題的產生,在於「期望」(應有的景象)與「感受」(現狀)之間的「落差」。
因此,企畫者第一步要先找到落差所在,確定「問題究竟是什麼」「要解決什麼任務」,避免花費數月、甚至數年去解決一個不重要的問題,最終落得一場空。

2.蒐集資訊:釐清企畫所要解決的核心問題後,接著進入蒐集資訊的階段,找出有助於「縮短現實與理想差距」的情報。
《考具》作者加藤昌治提醒,企畫者在蒐集資訊時,必須將「想蒐集什麼資訊」「什麼是非解決不可的事情」兩大前提謹記於心,以精確搜尋到想要的資料。
透過各種管道蒐羅到大量資料後,企畫者接著必須依照「關聯性」「時效性」「專業性」3個標準逐一判讀、過濾內容,把海量「資料」轉化為可用的「資訊」,以支持企畫論點。

3.創意發想:在融會貫通所有資訊後,接著就要發揮創意、想對策。在此階段,企畫者要先不論可行性,盡可能地發想對問題有幫助的點子,愈多愈好,讓量變產生質變;接著再透過「收攏、聚焦」的過程,將各式各樣的點子修整成具體可行的方案。

4.執行架構:將前3個步驟所蒐集、發想的資訊和點子,轉化成符合客戶(或提案對象)需求,同時具體可執行的架構(5W2H1E)。
前者就像賣產品必須擊中消費者的「痛點」,企畫者可以透過3張筆記,比對企畫內容和提案對象的需求,篩出企畫主軸;後者則可經由細算預算、人力、時間等條件,檢視手中可動員的資源是否足以支持企畫執行,此時企畫案也才算下凡到現實中。

5.提案溝通:做為企畫者與提案對象的溝通橋梁,企畫的最後一個步驟,是要將前述4個步驟淬煉出的內容,透過「文字」和「語言」清楚傳達給提案對象,說服對方埋單。

由於企畫案的功能在於描繪抽象概念、協助提案對象構想評估,企畫者在撰寫內容時,文字與視覺呈現上都應確實掌握「具體化」的標準。
至於提案階段,企畫者與其苦思自己該說些什麼內容,不如換個立場,思考這些內容會如何烙印在對方腦海中,並透過「why、what、how、if」的說服四階段,確實引起對方興趣,讓提案順利通過。
鍛鍊企畫智商(PQ),工作競爭力升級 上述企畫5步驟,其實涉及了分析、蒐集、發想、歸納、溝通等各種職場基本能力,《企劃+》將此稱為可用來衡量員工競爭力的「企畫智商」(PQ,Planning Quotient)。

上述企畫5步驟,其實涉及了思考、分析、蒐集、發想、歸納、溝通等各種基本能力,《企劃+》將此稱為可用來衡量員工競爭力的「企畫智商」(PQ,Planning Quotient)。
職場工作者如果能確實精通企畫力,意味著你擁有清晰思慮,能直指問題核心;面對繁多龐雜的資料時,能有系統地篩選整合出有用資訊;能從不同角度反覆思索出可執行的創意;有時間、人力與金錢的成本概念;最重要的是能準時交出好成果,並精準表達想法,成功贏得認同,同時讓自己成為被看見的人才。

本文經授權轉載自《經理人月刊》,未經授權禁止轉載。

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